Inleiding

De OR heeft de mogelijkheid om zijn bestuurder uit te nodigen om een deel van de OR-cursus bij te wonen. Maar wanneer doet de OR dat? Waar moet de OR dan allemaal aan denken? Welke voorwaarden kan de OR scheppen om dit tot een inspirerende en succesvolle bijeenkomst te maken? Onderstaand een aantal tips en aandachtspunten voor OR-en die waarde hechten aan een vruchtbare samenwerking met hun bestuurder.

 

Bestuurder wel mee

Bespreek de meerwaarde van het uitnodigen van de bestuurder. Is het goed voor de onderlinge samenwerking? Kunnen op deze manier belangrijke thema’s eens verder uitgediept worden. Levert een ‘benen op tafel’ gesprek nieuwe gezichtspunten op?

Denk vervolgens na of de OR hierbij alleen de bestuurder uitnodigt, of dat het juist zinvol is het hele management team of enkele leden daarvan uit te nodigen.

 

Bestuurder niet mee

Afweging om de bestuurder niet uit te nodigen kan zijn dat de OR zelf alle beschikbare tijd nodig heeft. Wanneer er buiten de overlegvergadering om ook voldoende mogelijkheden zijn om bij belangrijke zaken stil te staan kan de OR er ook van afzien de bestuurder uit te nodigen. Bedenk dat een slechte relatie met de bestuurder geen goed argument is om hem niet uit te nodigen, want juist dan werkt overleg in een andere setting positief.

 

Momenten om de bestuurder uit te nodigen

-          Wanneer er belangrijke en/of strategische ontwikkelingen aan de orde zijn

-          Wanneer externe ontwikkelingen bijstelling van het eigen beleid vragen

-          Bij de overdracht van de oude naar de nieuwe OR

-          Wanneer de OR een initiatief aan de bestuurder voor wil leggen

-          Wanneer de behoefte bestaat is stil te staan bij de onderlinge samenwerking en of communicatie.

 

Het organiseren

Besluit de OR de bestuurder uit te nodigen, meld dit op tijd. Heeft de OR een specifiek onderwerp waarover hij met de bestuurder wil spreken, maak helder wat de OR van het overleg verwacht. De bestuurder kan zich op basis hiervan voorbereiden. Vraag ook welke thema’s de bestuurder aan de orde wil stellen en waarom. Geef aan hoeveel tijd hiervoor in het programma beschikbaar is. Wanneer de planning het toe laat kan de OR de bestuurder uitnodigen om vervolgens ook deels bij het informele gedeelte van de scholing aanwezig te zijn.

 

Resultaat

Speelt er een belangrijke reorganisatie, dan kan het streven van de OR zijn om meer informatie van de bestuurder te krijgen en zijn eigen rol bij de reorganisatie te bespreken.

Staat de organisatie op het punt om een nieuw strategisch plan te maken, dan kan de doelstelling van de OR zijn door vroegtijdige betrokkenheid invloed te hebben op de strategische keuzes van de organisatie.

Loopt de samenwerking tussen OR en bestuurder stroef, dan kan de OR streven naar het maken van betere samenwerkingsafspraken.

 

Goede voorbereiding door de OR-leden

Zorg voor een heldere beschrijving van alle onderwerpen in het programma, zodat de doelstelling voor alle OR-leden duidelijk zijn.

Stel vooraf de benodigde informatie beschikbaar en geef in het programma aan waarop de OR-leden zich moeten voorbereiden en hoe zij dat kunnen doen.

Vraag aan de OR-leden onduidelijkheden in het programma vooraf te melden bij het DB en hier niet tijdens de cursus mee te komen.

 

Rol van de trainer

Meld deelname van de bestuurder vroegtijdig aan de trainer en geef aan welke thema’s OR en bestuurder samen bespreken. De trainer heeft dan nog de mogelijkheid om desgewenst contact op te nemen met de bestuurder. Ook kan hij de OR adviseren op welke wijze het onderwerp behandeld kan worden. Is er over het onderwerp vooraf schriftelijke informatie te geven, stuur deze door aan de trainer. Hij kan zich dan inlezen in de situatie.

Spreek vooraf duidelijk af welke rol de trainer speelt. Doorgaans treedt hij op als procesbegeleider en voeren OR en bestuurder vooral zelf het woord.

 

Opstelling OR-leden

Bespreek vooraf hoe de OR het overleg met de bestuurder in wil steken. Voor een zinvol overleg is het van belang dat de OR-leden zich constructief opstellen. Maak geen misbruik van de gelegenheid door oud zeer boven tafel te halen of persoonlijke rancunes te benoemen. Zorg met elkaar voor een balans tussen zaken die goed gaan en zaken die voor verbetering vatbaar zijn. Treed niet onnodig in details en sta niet te veel stil bij operationele frustraties. Laat de opstelling van de OR aansluiten bij de doelstelling van het overleg.

 

Een interessant overleg

Het overleg met de bestuurder wordt doorgaans tijdens de scholing voorbereid. Denk hierbij na hoe het overleg interessant kan worden en blijven. Was de bestuurder niet al te enthousiast, denk dan na hoe de OR het nut van de bijeenkomst helder kan maken.

Wat kan de OR er aan bijdragen de uitkomst van het overleg positief te beïnvloeden?

Waar door wordt de bestuurder, maar ook de OR zelf geïnspireerd?

 

Gespreksvormen

Er zijn verschillende mogelijkheden om op een inspirerende manier vorm te geven aan het overleg. De trainer kan de OR hierbij adviseren. Probeer niet in de valkuil terecht te komen dat het op een overlegvergadering gaat lijken. Houd ruimte voor brainstorm en dialoog. Een afwijkende werkvorm kan de creativiteit en de saamhorigheid bevorderen.

Laat ook de bestuurder geen lange power point presentaties houden. Vraag deze dan vooraf op papier. Zodat tijdens de bijeenkomst met elkaar uitgewisseld kan worden. Welke vorm ook wordt gekozen, zorg dat deze interactief is.

 

Afronding bijeenkomst

Benoem het resultaat van de gezamenlijke sessie. Inventariseer de actie- en aandachtpunten en maak over de verdere afhandeling concrete afspraken.

Is de bestuurder alleen aanwezig, bespreek dan ook hoe de bestuurder de uitkomst van het overleg overdraagt aan de leden van het managementteam.

Evalueer tot slot het overleg. Hoe hebben alle aanwezigen de bijeenkomst ervaren? Wat was positief, wat was lastig en hoe kunnen OR en bestuurder een volgende keer vorm geven aan een dergelijk overleg?

 

 

Corry Oosterhoorn

Oktober 2012